El artículo Completo de Socios #12 sobre soft para gestión

Los soft para la gestión

Las herramientas informáticas nos brindan ayuda en la gestión diaria de las organizaciones , aunque a veces su cantidad y complejidad nos alejan del objetivo de la real ayuda. La idea de esta columna es poder ver aplicaciones que han resultado útiles desde la práctica diaria, al estilo de los temas más escuchados, va una lista de los más usados:

La nube:

El almacenamiento de datos ha crecido exponencialmente, junto con la capacidad de nuestros discos, pero la disponibilidad se reciente cuando sólo están los datos en nuestra pc. Para ello llegó el almacenamiento web, o almacenamiento en la nube. Los programas recomendables por su simpleza y facilidad son: Google Drive, Dropbox, Mega, Box. Todos requieren una registración y tienen una capacidad limitada de almacenamiento en su versión gratis, que va desde los 2gb de Dropbox, pasando por los 15Gb de Google Drive y con 50gb en el caso de Mega. También existe OneDrive, cuyo almacenamiento está integrado al paquete Office de Microsoft

Estar presente

La posibilidad de manejar o utilizar una pc a distancia ha dejado de ser una ficción hace varios años, aunque la difusión de programas amigables para el usuario es más cercana en el tiempo. En esta categoría quien se lleva todos los aplausos es Team Viewer. Fácil, simple, permite controlar por medio de contraseñas permantes, o bien ad-hoc, una pc a distancia. Es tan práctico como estar en sentado frente a la otra pc, sólo requiere que el programa esté instalado en ambas.

Conviviendo en distintos ambientes y Linux

El avance de los soft no llega a todos los sistemas operativos por igual, o bien por alguna causa especial un nuevo Windows no ejecuta los programas que sí lo hacía la versión anterior. Por ello y no por nostalgia muchos usuarios se resisten a abandonar el siempre vigente Windows XP o pasar a otro entorno como Mac o Linux. La solución a las cadenas que nos atan al pasado llegan de la mano de las máquinas virtuales. Éstos programas nos permiten en una ventana tener una pc completa de otro entorno, así en nuestro moderno W8 podremos ejecutar el viejo WXP sin perder características de ninguno.

El más portable de estos programas es Virtual Box, permite ejecutar perfectamente la versión de sistema operativo que deseamos y además exportarla con facilidad. Por medio de un archivo podemos ejecutar nuestra máquina virtual en otra pc, sin perder datos ni tiempo. En el mundo mac también funciona Virtual Box, aunque la fama la tiene bien ganada Parallels

Si el salto que pretendemos dar contempla entrar en el mundo Linux, el sistema operativo libre que ha revolucionado muchos aspectos y sobre el que se basa gran parte de los dispositivos como servidores y demás, el recomendado es Ubuntu.

Su popularidad se debe a las múltiples versiones o distribuciones que lo hacen utilizable por cualquier tipo de máquina, aún las más antiguas.

La facilidad de un entorno gráfico que recuerda, sólo recuerda, a Windows junto con una librería casi infinita de aplicaciones le da una versatilidad y empleabilidad excelentes.

En las nuevas versiones de Linux, quien está a la moda por su similitud gráfica con Mac OS es Elementary, también muy útil por la baja cantidad de recursos necesarios para ejecutarlo.

En nuestros días siempre podemos usar Linux sin instalarlo realmente en nuestro equipo hasta estar seguro, la herramienta útil en ese caso se llama LinuxLive USB Creator. Una curiosidad de Ubuntu es Wubi que permite instalarlo sin particionar el disco ni otras circunstancias complejas, luego de instalado podemos elegir Linux al iniciar el equipo.

Navegadores? El mundo fuera de Internet Explorer

Aunque Mozila Firefox y Ópera han intentado desbancarlo, el que toma ventaja en esta categoría es Google Chrome. El uso racional de recursos, la relación con nuestra cuenta de gmail que permite recordar todas nuestras preferencias, desde marcadores a historial y contraseñas, le da a Chrome una superioridad sobre el resto de los navegadores.

Muy integrado con las utilidades y aplicaciones, nos aparecerán alertas de Google Now, los círculos de Google Plus, entre otras.

Una de las últimas de las aplicaciones es Google Tune, que permite compartir una dirección web con otras pcs cercanas por medio de un sonido, sin necesidad de mails chats u otra conexión.

Redes y blogs

Si la presencia en las Redes sociales es lo que nos importa, Twetdeck permite administrar varias cuentas de Twitter a la vez y organizar búsquedas o hashtag en columnas, como también monitorear publicaciones de aquellos usuarios que nos interesen.

Relacionado con la presencia en la web está Rapportive, un complemento de Chrome que nos permite en la cuenta de gmail ver la información que existe en redes como Twitter o Linkedin del remitente de un correo. Interesante para saber quien con quien nos comunicamos.

En los blogs existen dos grandes herramientas: para los primeros pasos Blogspot el admisnistrador de blog de Google. Fácil, simple y con miles de aplicaciones. Si nuestra presencia va a tomar un cariz profesional la herramienta es WordPress. Si bien más complejo puede permitir alojar herramientas avanzadas e iteractuar con redes sociales. Así lo que publicamos en WordPress puede verse en Twitter o Linkedin en forma inmediata.

Utilidades pequeñas pero potentes

Buscando el espacio perdido. Space Sniffer nos permite saber donde fue a parar nuestro lugar en el disco. Por medio de un gráfico muy amigable nos muestra en rectángulos los tamaños de nuestras carpetas. Súper útil al momento de eliminar o desplazar esos archivos pesados.

Impresoras pdf. Cute pdf Writer se instala como una impresora y nos da la posibilidad de exportar a pdf todo lo que antes salía en papel. Muy útil para los programas o aplicaciones más antiguas que no contaban al pdf como uno de los formatos a usar.

Los gestores de tareas existen desde los tiempos de las viejas palm, en esto son recomendables :Wunderlist, superintegrado con los diferentes dispositivos, y con posibilidad de alertas por sonidos y mails. Y Momentum, mucho más modesto, complemento de Chrome que genera una pestaña nueva al navegador con una lista de tareas, la posibilidad de elegir un foco diario, todo con un fondo de fotos excelentes de paisajes inspiradores.

Específicos de Negocios

En finanzas y Evaluación de proyectos

Puede ser Excel el entorno de base para la mayoría de lo cálculos financieros iniciales, pero cuando se trata de herramientas específicas es Crystal Ball quien prevalece. Si bien esta aplicación corre sobre Excel , permite realizar simulaciones muy potentes por el método de Montecarlo y realizar cálculos estadísticos complejos. Su gran competidor es Risk, con herramientas también interesantes.

Para el seguimiento de planes y proyectos MS Project permite una correcta ejecución de las tareas de control, con diagramas y recursos variados.

Soft de Gestión Comercial o Empresarial

ERP, por sus siglas en inglés(enterprise resource planning) es una categoría que no se puede dejar de lado, aunque sólo a los fines de una breve mención de los primeros puestos:

Los lideres para PyMes: Con licencia Comercial Tango Gestión y Bejerman, de Soft Libre Open ERP. Cada uno con sus características cumple holgadamente los objetivos, aunque los traslados de uno a otro suelen resultar

Para las grandes empresas: los Líderes son SAP y Oracle, entre los más utilizados, aunque está en relación con la integración de cada empresa en particular.

Para otros temas cotidianos:

En temas impositivos relacionados con AFIP, el mejor entorno sigue siendo WXP y el navegador Internet Explorer, si bien todo lo demás funciona en general, éstos son los que generan menos errores de ejecución.

Para finalizar

La gran mayoría de aplicaciones y recursos mencionadas tienen su espejo en nuestros inseparables smartphones, que nos permiten desde llevar un escáner en el bolsillo hasta imprimir sin necesidad de interactuar con una pc, entre las miles de posibilidades a nuestro alcance.

Las aplicaciones pueden ser un universo infinito, pero si seleccionamos las adecuadas nuestra gestión diaria puede simplificarse.

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